Dopo aver automatizzato un processo, il lavoro non è finito. Per ottenere il massimo valore dall’automazione, è necessario misurare le prestazioni, analizzare i dati e utilizzare queste informazioni per migliorare continuamente i workflow.
Questo articolo esplorerà come monitorare, ottimizzare e misurare il ritorno sull’investimento (ROI) dei tuoi workflow automatizzati.
- Validare le ipotesi iniziali sul miglioramento del processo.
- Identificare eventuali problemi o colli di bottiglia non previsti.
- Raccogliere dati sulle prestazioni del nuovo processo.
- Valutare l'adozione del workflow da parte degli utenti.
Misurare ciò che conta:
definire i KPI giusti
- Tempo di ciclo (tempo totale per completare una richiesta)
- Tempo medio per stato (tempo speso in ogni fase del workflow)
- Volume/Throughput (numero di richieste completate in un periodo)
- Tasso di errore/rilavorazione
- Completamento nei tempi previsti (rispetto agli SLA)
- Soddisfazione utente
- Tasso di adozione
Sfruttare i dati di OptimalFlow
- Storico dei passaggi (audit trail)
- Elenco delle richieste e filtri avanzati
- Funzionalità statistiche integrate
- Esportazione dei dati
Imparare a interpretare questi dati è fondamentale per trasformare l’automazione in un processo di miglioramento continuo.
Il ciclo virtuoso: ottimizzare con Plan-Do-Check-Act (PDCA)
Il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) è un metodo iterativo per il miglioramento continuo:
-
Plan (Pianifica):
Analizzare i dati e il feedback, identificare un problema o un'opportunità e pianificare una modifica al workflow. -
Do (Esegui):
Implementare la modifica in OptimalFlow, testarla e comunicarla agli utenti. -
Check (Verifica):
Monitorare nuovamente i KPI e raccogliere feedback sulla modifica. -
Act (Agisci):
Standardizzare la modifica se ha successo, oppure analizzare i motivi dell'insuccesso e pianificare un approccio diverso.
Questo ciclo va ripetuto continuamente per ottimizzare costantemente i workflow.
Dimostrare il valore:
è ora di parlare di ROI
- Giustificare l'investimento nell'automazione.
- Comunicare il valore dell'automazione al management
- Supportare l'estensione dell'automazione ad altri processi.
Scalare il successo: è tempo di far fiorire l'automazione
- Comunicare i risultati positivi del pilota.
- Incoraggiare altri reparti ad automatizzare i propri processi.
- Creare un "catalogo" di soluzioni automatizzate riutilizzabili.
- Valutare la creazione di un Centro di Eccellenza (CoE) per supportare l'automazione a livello aziendale.
- Mantenere una visione a lungo termine, puntando a creare una cultura del miglioramento continuo.
Conclusione finale: il tuo viaggio verso l'efficienza è appena iniziato!
L’automazione dei workflow è un percorso continuo verso una maggiore efficienza, trasparenza e competitività.
Questo articolo ha fornito gli strumenti e le indicazioni per misurare, ottimizzare e scalare l’automazione nella tua azienda.