Cos’è un software BPM
Cos'è un software BPM
I BPM (Business Process Management) e i BPMS (Business Process Management Systems) sono software progettati per digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro aziendali, migliorando la produttività e riducendo i costi operativi.
Cos'è un software BPM e come aiuta la digitalizzazione aziendale
Un BPM è un sistema che consente alle aziende di gestire e ottimizzare i propri processi organizzativi in modo più efficiente. Molti processi aziendali prevedono flussi di passaggi, o workflow, che coinvolgono più persone, uffici o reparti. Ad esempio, un flusso tipico può comprendere le fasi di inserimento, validazione, approvazione ed esecuzione, fino alla chiusura del processo.
Nelle aziende che non utilizzano soluzioni di automazione dei processi aziendali, le attività vengono gestite manualmente, con passaggi da una persona all’altra, con e-mail che vanno perse e con possibilità di errori e ritardi. Inoltre, la mancanza di una gestione sistematica dei processi aumenta il rischio di inefficienze.
Digitalizzazione dei processi aziendali
La digitalizzazione tramite un BPM è particolarmente vantaggiosa per vari processi aziendali chiave, tra cui:
- Help desk e ticketing
- Gestione reclami e non conformità
- Richieste di acquisto (RDA)
- Gestione fatture passive
- Approvazione documentazione interna
- Gestione audit aziendali
- Gestioni azioni di miglioramento
- Deroghe limiti e condizioni
- Gestione reclami clienti
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Perché digitalizzare i processi aziendali con un BPM
La digitalizzazione aziendale è un passo fondamentale per migliorare l’efficienza e la gestione dei processi interni.
Adottare un sistema BPM permette di risolvere le problematiche legate ai flussi manuali e privi di sistematicità.I principali vantaggi includono:
Razionalizzazione dei processi aziendali
Controllo e monitoraggio dei processi
Riduzione dei costi di gestione
Accelerazione della crescita
Dall'analogico al digitale
Tramite un software BPM è possibile rappresentare graficamente il processo organizzativo disegnando il diagramma che definisce tutti i passaggi, specificando i “gestori” di ogni singolo passaggio e stabilire a priori tutte le informazioni che devono essere richieste: questo tipo di schematizzazione, che richiede un’analisi preventiva dei processi, rappresenta il punto di partenza della digitalizzazione.
I sistemi più moderni, come OptimalFlow, partendo da queste informazioni producono automaticamente l’applicazione. Usando l’applicazione gli utenti possono aprire una “pratica digitale” che segue l’iter preimpostato, passando da un gestore all’altro.
Ogni utente può monitorare l’avanzamento delle pratiche ed essere informato quando la pratica è stata evasa, così come ogni gestore sarà allertato dal sistema nel momento in cui è richiesto un suo intervento.
Come ottimizzare i flussi di lavoro con un BPM
Una volta implementato un processo attraverso un BPM come OptimalFlow, cambia radicalmente il modo in cui i team aziendali comunicano tra loro. Non sarà più necessario inviare e-mail quotidiane per rincorrere attività, riducendo il sovraccarico delle caselle di posta elettronica.
I principali benefici includono:
Notifiche interne mirate
Liste di attività sempre aggiornate
Riduzione dell'uso della carta
Grazie alla sua flessibilità, un software BPM si integra facilmente in ogni digital workplace, semplificando la gestione operativa quotidiana e favorendo una maggiore collaborazione tra i team.
Inoltre, strumenti come OptimalFlow rappresentano un vero e proprio software per la gestione aziendale, capace di unire workflow management, automazione e controllo in un’unica piattaforma scalabile.
La possibilità di gestire in modo strutturato le informazioni consente anche una naturale evoluzione verso un efficace software di gestione documentale, eliminando archivi cartacei e semplificando la tracciabilità.