Skip to content Skip to footer
PRENOTA DEMO
PRENOTA DEMO
Close

Scopri OptimalFlow

La piattaforma e i moduli di OptimalFlow

OptimalFlow è una piattaforma modulare potente e flessibile che ti consente di digitalizzare i processi aziendali senza scrivere codice. La sua forza distintiva? La modularità.
Puoi ampliare le funzionalità del nucleo BPM (Business Process Management) con moduli aggiuntivi specifici per creare una soluzione perfettamente su misura.

Perché scegliere un BPM modulare come OptimalFlow

“Modulare” significa che puoi costruire la tua piattaforma pezzo dopo pezzo, aggiungendo funzionalità specifiche solo quando servono davvero.

Cresci senza limiti

Inizia con le funzioni essenziali del BPM e aggiungi nuovi moduli man mano che la tua azienda evolve o emergono nuove necessità. OptimalFlow cresce con te.

La piattaforma si adatta a te

Non sei costretto a usare (e pagare) funzionalità che non ti servono. Scegli i moduli che risolvono i tuoi problemi specifici e integra perfettamente strumenti diversi in un unico ambiente.

Investimento mirato

Ottimizza il tuo budget investendo solo nelle funzionalità che portano un reale valore aggiunto ai tuoi processi e alla tua operatività quotidiana.

Strumenti specializzati, perfettamente integrati

Ogni modulo è progettato per eccellere in un compito specifico (gestire documenti, agende, controlli...), ma lavora in perfetta sinergia con il motore BPM e gli altri moduli.

Potenzia i tuoi processi: i moduli aggiuntivi

I moduli aggiuntivi trasformano OptimalFlow da un software BPM a una vera e propria piattaforma operativa integrata. Ecco alcuni dei moduli che puoi aggiungere per potenziare i tuoi processi

Gestione documentale

Organizza e semplifica la gestione di tutti i tuoi contenuti aziendali, trasformando le informazioni sparse in un archivio ordinato e facilmente consultabile.

  • Archivio documentale centralizzato e intelligente.
  • Gestione di documenti, file, link e contenuti informativi.
  • Categorie personalizzate e tag per ricerche rapide.
  • Controllo versioni, permessi granulari, notifiche automatiche.
  • Ideale per contratti, procedure, report, materiali formativi.

Agenda condivisa e prenotazione risorse

Coordina persone e risorse aziendali senza stress, ottimizzando tempi e disponibilità grazie a un sistema integrato e intuitivo.

  • Visione completa delle agende personali e di gruppo.
  • Pianificazione riunioni con slot disponibili.
  • Prenotazione sale, auto, proiettori e attrezzature.
  • Modalità di prenotazione personalizzabili (istantanea, con approvazione, riservata).
  • Calendari grafici intuitivi, etichette colorate, promemoria.

Pianificazione e monitoraggio attività

Garantisci puntualità e precisione nelle attività ricorrenti, monitorando l’intero ciclo operativo e assicurando la compliance aziendale.

  • Gestione scadenze, controlli periodici e manutenzioni.
  • Periodicità configurabile (settimanale, mensile, intervalli specifici).
  • Assegnazione a utenti, ruoli o uffici.
  • Conferma attività con un click, aggiunta note.
  • Monitoraggio avanzato e report per audit.

Come funzionano nella pratica?
Due esempi concreti

1. Esempio pratico

Generazione e archiviazione automatica dei documenti

Immagina di dover generare un’offerta commerciale personalizzata ogni volta che un’opportunità di vendita raggiunge lo stato “Pronta per Offerta”. Oppure un attestato di partecipazione al termine di un corso di formazione interno. Con OptimalFlow e il modulo documentale, puoi automatizzare tutto. Ecco come funziona:
Esempio di un processo automatizzato

Prepara il modello

Crei un semplice file (es. Word .docx) con il layout del tuo documento (offerta, attestato, report...) e inserisci dei segnaposto speciali nei punti dove andranno i dati variabili. Carichi questo modello in OptimalFlow.

Il processo raccoglie i dati

Mentre la richiesta (vendita, iscrizione al corso...) avanza nel suo workflow, OptimalFlow raccoglie tutte le informazioni necessarie nei suoi campi.

Scatta la magia (automazione)

Quando la richiesta raggiunge lo stato giusto (es. "Genera Offerta" o "Emetti Attestato"), un'azione automatica configurata nel workflow prende il modello, lo compila con i dati specifici di quella richiesta e genera il documento finale, ad esempio in PDF.

Archiviazione ordinata e intelligente

Il documento appena creato non rimane confinato nel workflow! OptimalFlow può salvarlo direttamente nell'archivio documentale integrato, assegnando automaticamente permessi di accesso e tag di classificazione (es. "Tipo: Offerta", "Area: Commerciale").

I vantaggi sono evidenti:

Zero errori di copia/incolla

I dati sono presi direttamente dal processo.

Risparmio di tempo enorme

Elimini la compilazione manuale dei documenti.

Coerenza assicurata

Tutti i documenti avranno lo stesso layout e stile.

Tracciabilità completa

Sai sempre quale documento è associato a quale pratica.

2. Esempio pratico

Pianificazione automatica di meeting e risorse

Quante volte hai perso tempo a incrociare agende per fissare una riunione necessaria per mandare avanti un progetto? O a cercare una sala riunioni libera? OptimalFlow, con i moduli Agenda, può farlo per te, direttamente dal processo. Ecco come funziona:

Esempio di un processo automatizzato

Il processo richiede coordinamento

Immagina un workflow per la gestione di un reclamo cliente che, a un certo punto, richiede un incontro tra il supporto tecnico e il commerciale. La richiesta arriva allo stato "Pianifica Riunione Interna".

Parte l'azione automatica

Come per i documenti, un'azione specifica configurata su questo stato si attiva e comunica con i moduli Agenda.

Ricerca e prenotazione intelligente

Il sistema può:
  • Controllare le agende delle persone coinvolte (tramite il modulo Agenda Team) per trovare uno slot libero comune.
  • Verificare la disponibilità di una risorsa necessaria (es. una sala riunioni con proiettore, tramite il modulo Agenda Risorse) per quello slot.
  • Se richiesto, gestire un flusso di approvazione per la prenotazione della risorsa.
  • Prenotare automaticamente la risorsa e/o inserire l'appuntamento nei calendari degli interessati.

Tutti informati, processo avanti

I partecipanti ricevono una notifica o un invito nel loro calendario. La richiesta nel workflow OptimalFlow può ora passare allo stato successivo (es. "Riunione Pianificata"), magari salvando data e ora dell'incontro in un campo apposito.

I vantaggi sono tangibili:

Coordinamento senza sforzo

Elimini e-mail e telefonate per trovare date compatibili.

Meno tempi morti

I processi non si bloccano in attesa della pianificazione manuale.

Visibilità condivisa

Tutti vedono gli impegni e la disponibilità delle risorse.

Uso ottimale delle risorse

Eviti doppie prenotazioni o risorse lasciate inutilizzate.

E le possibilità non finiscono qui…

OptimalFlow può essere esteso con moduli come Gestione Controlli e Scadenze per tracciare attività ricorrenti e garantire la compliance. Ogni modulo risponde a esigenze specifiche, integrandosi perfettamente nel tuo ambiente.

OptimalFlow: il tuo processo, amplificato

Non accontentarti di un semplice BPM. Con OptimalFlow e i suoi moduli aggiuntivi crei una piattaforma operativa su misura, automatizzando flussi, documenti, risorse e molto altro.
Scopri come creare un workflow
Esplora l'assistente di processo AI
Richiedi una Demo Gratuita

Digitalizza i processi e
Accelera il tuo business

PRENOTA DEMO
Contatti
Vuoi saperne di più su OptimalFlow?
Vuoi capire se è il prodotto giusto per te? Contattaci!
info@thinsoft.it
+39 030 6840293
Newsletter

Contenuti e spunti utili sul tema del Business Process Management.
Una volta al mese, direttamente nella tua e-mail.

ISCRIVITI

OptimalFlow è un prodotto di Thinsoft © 2023 | P.Iva 02505480984 – Privacy – Disclaimer

Prenota una dimostrazione gratuita
+39 030 6840293
info@thinsoft.it
Prenota una dimostrazione gratuita
+39 030 6840293
info@thinsoft.it
Resta aggiornato con la nostra Newsletter

Riceverai direttamente nella tua casella di posta, mensilmente, contenuti esclusivi per costruire, semplificare i tuoi processi e dare uno slancio alla tua azienda.