Dopo aver esplorato i benefici dell’automazione e l’importanza del progetto pilota, ci concentriamo sulla selezione del processo più idoneo per questa fase iniziale. La scelta del processo pilota è infatti determinante per il successo dell’intera iniziativa di automazione. Per supportare questo processo decisionale, utilizzeremo uno strumento pratico: la Matrice Impatto-Semplicità.
Perché la scelta del primo processo è così critica?
Il progetto pilota deve dimostrare rapidamente il valore dell’automazione, facilitare l’apprendimento degli strumenti, costruire fiducia e generare entusiasmo.
Un processo inadatto può portare a complessità, scarso ritorno sull’investimento e resistenza al cambiamento.
La Matrice Impatto-Semplicità è uno strumento visuale che classifica i processi in base a:
“Impatto”: benefici derivanti dall’automazione e “Semplicità”: facilità di implementazione dell’automazione. I quadranti della matrice rappresentano diverse categorie di processi:
Alto Impatto, Alta Semplicità (Quick Wins):
Ideali per il progetto pilota.
Alto Impatto, Bassa Semplicità (Progetti Strategici):
Da affrontare successivamente.
Basso Impatto, Alta Semplicità (Filler):
Benefici limitati.
Basso Impatto, Bassa Semplicità (Time Sinks):
Da evitare.
L’obiettivo è identificare i processi nel quadrante “Quick Wins”.
Cos'è un sistema di workflow management
I Sistemi di Gestione dei Workflow (WfMS) sono software per digitalizzare i flussi di lavoro.
I concetti chiave sono:
- Workflow: il flusso di lavoro digitalizzato
- Form: il modulo elettronico per i dati
- Stato: una fase del workflow
- Transizione: l'azione che sposta la richiesta da uno stato all'altro
- Notifica: un avviso per gli utenti
OptimalFlow è una piattaforma per creare workflow digitali con form personalizzati, editor visuale e regole configurabili.
La sfida: evitare il "Big Bang"
Automatizzare tutto subito è rischioso per complessità, resistenza al cambiamento, risultati tardivi, costi alti e rischio di blocco.
Valutare l'IMPATTO
L’impatto si valuta considerando i seguenti fattori:
- Risparmio di tempo
- Riduzione dei costi
- Prevenzione degli errori
- Miglioramento della compliance
- Aumento della visibilità
- Riduzione della frustrazione
- Rilevanza strategica
La valutazione dell’impatto è qualitativa (Basso, Medio, Alto).
Valutare la SEMPLICITÀ
La semplicità di implementazione dell’automazione si valuta considerando:
- Chiarezza del processo attuale
- Numero di passaggi
- Complessità della logica
- Complessità del form
- Esigenza di integrazioni
- Disponibilità dei dati
- Numero di ruoli coinvolti
Anche la semplicità si valuta qualitativamente (Bassa, Media, Alta).
Il workshop di identificazione
Per applicare la matrice, si organizza un workshop con i principali stakeholder, i partecipanti saranno: esegue il processo, il manager, il referente IT.
Attività:
- Brainstorming dei processi
- Descrizione rapida
- Valutazione dell'impatto
- Valutazione della semplicità
- Posizionamento sulla matrice
- Il risultato è una lista di candidati per il progetto pilota.
La checklist per il Pilota
Valutazione Impatto
- Risolve un problema reale?
- Fa risparmiare tempo?
- Riduce i costi?
- Previene errori?
- Migliora la compliance?
- Offre visibilità?
- È rilevante?
- Riduce la frustrazione?
Punteggio Semplicità: (Basso / Medio / Alto)
Valutazione Semplicità
- Il processo è chiaro?
- Ha pochi passaggi?
- Ha una logica semplice?
- Il form è semplice?
- Richiede poche integrazioni?
- I dati sono disponibili?
- Ci sono pochi ruoli?
Punteggio Semplicità: (Basso / Medio / Alto)
Valutazione Prontezza
- C’è supporto dagli stakeholder?
- C’è un “champion” disponibile?
- Sono allocate risorse e tempo?
Solo i processi con punteggi elevati in tutte le aree sono idonei al pilota e se volete creare un metodo abbastanza oggettivo per scegliere potete fare una media dei risultati dei punti precedenti associando 1 a “Basso”, 2 ad “Medio”, 3 ad “Alto” pesata con un coefficiente di importanza per ogni risposta.
Esempi Pratici
Note spese:
Impatto Medio/Alto, Semplicità Alta
Quick Win
Impatto Altissimo, Semplicità Molto Bassa
Conclusione
La scelta del processo pilota è strategica e va supportata da un’analisi accurata.
La Matrice Impatto-Semplicità è uno strumento prezioso per identificare i “Quick Wins” e avviare con successo l’automazione.
Nel prossimo articolo, ci concentreremo sulla costruzione della squadra di progetto.