Dopo aver esplorato i benefici dell’automazione, imparato a scegliere il processo pilota e definito la squadra di progetto, ci concentriamo sulla progettazione pratica dei workflow in OptimalFlow. In questo articolo, vedremo come trasformare le esigenze del processo in un workflow digitale funzionante.
Pensare per stati, non per sequenze
Modellare il processo come una macchina a stati, definendo gli stati stabili e le transizioni tra di essi. Questo approccio è più flessibile e facile da modificare rispetto a un flusso lineare.
Prima la logica, poi le azioni
Definire prima il flusso delle decisioni e le responsabilità, e solo successivamente le azioni specifiche da automatizzare.
Disegnare per la chiarezza
Creare un workflow facile da capire e manutenere, utilizzando nomi chiari e descrittivi e documentando le scelte progettuali.
Progettare pensando al cambiamento
Creare un workflow adattabile alle future modifiche dei processi aziendali, ad esempio utilizzando ruoli e gruppi anziché utenti specifici.
L'interfaccia al servizio del processo
Progettare form che guidino l’utente, mostrando solo le informazioni rilevanti in ogni fase del processo.
Configurare il workflow in OptimalFlow
OptimalFlow offre gli strumenti per applicare questi principi in pratica:
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Editor grafico:
L'editor visuale permette di creare il diagramma di stato del workflow, definendo gli stati e le transizioni tra di essi. -
Configurazione degli stati:
Per ogni stato, è possibile definire le responsabilità (chi può vedere e agire), quali campi del form sono visibili e modificabili, e quali notifiche o azioni automatiche eseguire all'ingresso nello stato. -
Configurazione delle transizioni:
Per ogni transizione, è possibile definire il nome del pulsante, l'ordine in cui appare, se è visibile o meno, e soprattutto le condizioni logiche che ne determinano l'abilitazione. È inoltre possibile automatizzare le transizioni, impostando passaggi automatici immediati o transizioni temporizzate (timeout/escalation). -
Progettazione dei form:
OptimalFlow offre un'ampia gamma di tipi di campo e strumenti per organizzare visivamente il form in sezioni e renderlo adattivo, mostrando o nascondendo campi in base allo stato del workflow e alle condizioni definite.
Consigli Finali per un Workflow a Prova di Futuro
Per concludere, ecco alcuni suggerimenti per creare workflow che siano non solo funzionanti, ma anche facili da mantenere e far evolvere nel tempo:
- Utilizzare una nomenclatura coerente e chiara per tutti gli elementi del workflow.
- Documentare le scelte progettuali direttamente all'interno di OptimalFlow.
- Privilegiare la semplicità alla complessità, evitando logiche eccessivamente intricate.
- Rendere la logica del workflow il più possibile visibile e trasparente.
- Testare accuratamente il workflow prima di rilasciarlo agli utenti.
Conclusione
Progettare un workflow efficace richiede di bilanciare la comprensione del processo di business, l’applicazione di principi di design e la conoscenza dello strumento di automazione. OptimalFlow fornisce gli strumenti per tradurre questi principi in realtà e creare workflow pronti ad evolvere nel tempo.
Nel prossimo articolo, vedremo come misurare il successo del tuo workflow e come utilizzare i dati raccolti per ottimizzarlo continuamente.