Nei primi due articoli di questa serie, abbiamo esplorato i benefici dell’automazione dei workflow e imparato a selezionare il processo pilota ideale.
Ora, ci concentreremo su un fattore altrettanto cruciale: le persone. L’automazione dei workflow non è solo una questione tecnologica, ma anche e soprattutto un cambiamento nel modo in cui le persone lavorano e interagiscono. Costruire la squadra giusta e ottenere il loro consenso è fondamentale per il successo del progetto.
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Resistenza al cambiamento:
Riduzione degli errori umani. -
La conoscenza è negli utenti:
Chi usa il processo quotidianamente ha informazioni preziose. -
L'adozione determina il successo:
Un workflow efficiente sulla carta fallisce se non viene utilizzato correttamente. -
Serve collaborazione:
L'automazione richiede un ponte tra il business e l'IT.
L’automazione è una leva strategica per un’azienda più efficiente, precisa e un ambiente di lavoro migliore.
I ruoli chiave del progetto
- Sponsor:
Un dirigente che supporta il progetto, fornisce risorse e ne comunica l’importanza strategica. - Process Owner:
Il responsabile del risultato del processo automatizzato. - Workflow Champion:
Un utente esperto che diventa il punto di riferimento per OptimalFlow, supporta i colleghi e raccoglie feedback. - Team IT:
Si occupa della gestione tecnica della piattaforma e delle integrazioni complesse. - Esperti di dominio e utenti finali:
Forniscono la conoscenza operativa del processo e sono cruciali per il test e il feedback. - (Opzionale) Project Manager:
Coordina le attività, gestisce le tempistiche e facilita la comunicazione.
Ottenere il consenso: creare Buy-In
Per ottenere l’adesione di tutti i soggetti coinvolti, è fondamentale comunicare il valore del progetto in modo efficace:
- Parlare la lingua di ogni interlocutore, evidenziando i benefici specifici per il top management, i manager di linea, il team IT e gli utenti finali.
- Coinvolgere le persone fin dall’inizio, rendendole partecipi del processo di analisi, progettazione e test.
- Utilizzare i risultati concreti del progetto pilota per dimostrare i vantaggi dell’automazione.
Gestire il cambiamento: Comunicazione e Formazione
L’introduzione di un nuovo workflow richiede un’attenta gestione del cambiamento, basata su una comunicazione chiara e una formazione graduale:
- Definire un piano di comunicazione per informare, coinvolgere e aggiornare gli utenti.
- Adottare una strategia di formazione “a piccoli passi”, focalizzata sull’uso pratico del workflow pilota e supportata da diversi metodi (sessioni pratiche, video tutorial, guide rapide).
- Fornire un supporto continuo post-lancio e raccogliere attivamente il feedback degli utenti per migliorare il workflow e rafforzare l’adozione.
Come OptimalFlow supporta la gestione della squadra
- Gestione centralizzata di utenti e gruppi
- Mappatura dell'organigramma aziendale tramite Unità Organizzative.
- Definizione precisa dei permessi per ogni stato del workflow.
- Controllo granulare della visibilità dei dati.
- Notifiche intelligenti e mirate.
- Interfaccia utente personalizzata per ogni utente.
- Funzionalità di commento per favorire la collaborazione contestuale.
- Tracciabilità delle azioni per promuovere la responsabilità.
Conclusione: la forza della squadra
Il successo di un progetto di automazione dipende in larga misura dalla capacità di costruire una squadra motivata, competente e collaborativa.
Definire i ruoli, ottenere il consenso, gestire il cambiamento e sfruttare gli strumenti giusti sono attività essenziali per trasformare il potenziale dell’automazione in risultati concreti.
Nel prossimo articolo, esploreremo il processo di progettazione e configurazione dei workflow in OptimalFlow.