L’adozione di un software di Business Process Management (BPM) come OptimalFlow può trasformare l’efficienza operativa di una media impresa, generando risparmi concreti e migliorando la qualità dei processi.
Questo articolo guida il lettore attraverso un’analisi strutturata del costo-beneficio, declinando il valore sui workflow interni ed esterni (B2B e B2C) e indicando i parametri fondamentali per una stima accurata del Return on Investment (ROI).
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Il quadro metodologico di valutazione
Prima di scegliere una soluzione BPM, è consigliabile adottare un framework di valutazione – ad esempio il Total Economic Impact™ di Forrester – che confronti:
Costi totali: licenze, infrastruttura, formazione e gestione del cambiamento;
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Modello tariffario scalabile e flessibile
- Licenze utente
Modello nominativo o concorrente per picchi di utilizzo - Licenze per pratica
Ideale per workflow B2C ad alto volume, con costi marginali contenuti per ogni nuova transazione
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Come cresce il ROI
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Parametri chiave per la stima del Costo-Beneficio
Utenti attivi mensili: definisce il modello di licenza più adatto;
Numero e complessità dei processi: processi endtoend vs workflow semplici;
Volume delle pratiche: picchi stagionali e flussi ricorrenti;
Requisiti normativi: audit, tracciabilità, reportistica obbligatoria;
Numero di integrazioni esterne: fornitori, partner, sistemi legacy.
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Workflow interni: efficienza e qualità
Obiettivi principali:
Riduzione del cycle time fino al 40–50% tramite automazioni;
Suggerimento pratico: avvia un proofofconcept su un processo ad alta criticità (es. gestione fatture interne) per misurare guadagni reali in 4–6 settimane.
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Workflow esterni: B2B e B2C
B2B: partner, fornitori e clienti aziendali
Numero di attori coinvolti: maggiore complessità di integrazione API e workflow di approvazione;
Valore unitario delle transazioni: ROI rapido con licenze utente, grazie all’alto valore medio delle pratiche;
Governance e compliance contrattuale: tracking e audit trail certificati.
B2C: calabilità per gli utenti finali
Licenze per pratica: abbattimento dei costi unitari quando il volume supera certe soglie;
Elasticità dei costi: paghi solo per le transazioni effettive, perfetto per campagne promozionali e picchi stagionali;
Selfservice e customer experience: interfacce intuitive che riducono il carico di supporto.
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Conclusioni e passi successivi
- Definisci il perimetro: individua 5–10 processi critici (interni ed esterni);
- Raccogli dati reali: numero utenti, volumi, tempi di ciclo attuali;
- Calcola il TCO: includi licenze, progetti di implementazione e formazione;
- Esegui il POC: valida ipotesi su un processo pilota e confronta i KPI;
- Pianifica il rollout: estendi l’automazione ai processi con ROI più elevato;
- Monitora KPI: cycle time, error rate, costi di compliance, soddisfazione utenti.
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Esempi concreti
Automazione dei workflow interni
Azienda AlphaTech: media impresa IT con 150 dipendenti e 30 utenti BPM.
Processi automatizzati: ferie e permessi, prenotazione sale, attivazione utenze, compliance GDPR, onboarding nuovi assunti.
Volume mensile: 200 richieste interne.
Riduzione del cycle time: da 3 giorni a 1 giorno (risparmio di 2 giorni per richiesta).
Risparmio operativo: 200 richieste × 2 giorni × €150/giorno = €60.000/anno.
Costo TCO: stimato in base al numero di licenze utente e ai moduli attivati, variabile in funzione dell’ambito di utilizzo.
ROI atteso:
– Payback in circa 7–8 mesi: il payback è il periodo necessario affinché i risparmi cumulati coprano completamente l’investimento iniziale nella piattaforma.
Automazione dei processi produttivi B2B
Azienda BetaManufacturing: impresa manifatturiera con 200 dipendenti e 50 utenti BPM.
Processi automatizzati: ordini materie prime, approvazione qualità, logistica internazionale, assistenza clienti corporate.
Volume mensile: 100 ordini.
Riduzione del cycle time: da 10 giorni a 5 giorni (risparmio di 5 giorni per ordine).
Valore economico per giorno: €500 (costo capitale e risorse interne).
Recupero di liquidità: 100 ordini × 5 giorni × €500 = €250.000/anno.
Costo TCO: indicativamente proporzionale ai 50 utenti BPM e alle integrazioni necessarie, con un investimento contenuto rispetto ai benefici attesi.
ROI atteso: superiore al 200% nel primo anno, grazie al miglioramento del cash-flow e alla compliance automatizzata.