Scopri OptimalFlow
Come usare un workflow in OptimalFlow
Guida semplice per la digitalizzazione dei processi aziendali
Usare un workflow in OptimalFlow è facile e intuitivo. La piattaforma è progettata per semplificare il lavoro quotidiano grazie a un’interfaccia chiara, accessibile anche da mobile. OptimalFlow ti aiuta a digitalizzare i processi aziendali e a portare efficienza nel tuo digital workplace. Ecco come funziona!
Dashboard OptimalFlow:
il punto di partenza del tuo digital workplace
Non appena accedi a OptimalFlow, trovi la dashboard personale, il tuo centro di controllo digitale. Qui hai tutto a portata di mano:
- Il menu di navigazione laterale ti mostra i processi (workflow) disponibili per inserire nuove richieste o gestire quelle in corso.
- Contatori chiari ti indicano quante attività hai in carico, quante sono nuove e quante hanno superato la scadenza.
- La sezione “I tuoi preferiti” ti consente di accedere rapidamente ai workflow più usati.
- Un riepilogo delle ultime pratiche gestite ti tiene sempre aggiornato.
Questa sezione rappresenta il cuore del tuo software per la gestione aziendale, dove il monitoraggio delle attività è semplice e immediato.
Come trovare e filtrare
pratiche e workflow
Accedendo alla pagina di un workflow specifico, trovi l’elenco delle pratiche relative a quel processo. OptimalFlow mostra solo le pratiche pertinenti al tuo ruolo: quelle create da te, quelle da gestire o quelle su cui hai permessi di supervisione.
Per trovare rapidamente ciò che ti serve, usa i filtri avanzati:
- Stato → Filtra per pratiche in attesa, da gestire o già chiuse.
- Parole chiave → Cerca con una semplice ricerca testuale.
- Filtri avanzati → Affina la ricerca per data, richiedente, stato o altri parametri.
- Salva i filtri → Salva i criteri di ricerca più usati per un accesso veloce.
La tabella ti mostra le informazioni principali; clicca sulla riga che ti interessa per entrare nel dettaglio. Grazie a questi strumenti, OptimalFlow si distingue come una soluzione di workflow management avanzato.
Workflow management:
come avanzare le pratiche
Entrando nel dettaglio di una pratica, hai accesso a tutte le informazioni inserite e allo storico delle attività e dei passaggi per vedere chi ha fatto cosa e quando.
Se la pratica è assegnata a te, puoi:
- Compilare o modificare i campi previsti per la fase corrente.
- Aggiungere commenti per collaborare con i colleghi.
- Utilizzare i pulsanti di azione (transizioni) per far avanzare la pratica (es. “Approva”, “Inoltra a ufficio X”, “Richiedi modifiche”).
Dopo l’azione, la pratica passa automaticamente allo stato successivo, uscendo dalla tua lista delle cose da fare, a meno che il nuovo stato non sia ancora di tua competenza. Questo flusso digitale snellisce il lavoro e rafforza la collaborazione nel tuo digital workplace.
Notifiche e attività:
resta sempre aggiornato
La barra degli strumenti in alto (toolbar) di OptimalFlow è la tua alleata per non perdere nulla:
Icona Attività
Icona notifiche
Questi strumenti ti permettono di gestire le attività senza perderti tra le e-mail, migliorando l’efficienza del software BPM e riducendo il rischio di dimenticanze.
Analisi e performance:
statistiche per migliorare i processi aziendali
Se sei responsabile di processo (process-owner), OptimalFlow ti offre strumenti avanzati per il monitoraggio:
- Grafici di andamento → Visualizza quante richieste sono state inserite e chiuse nel tempo.
- Dati aggregati → Numeri chiave per analizzare la performance dei processi.
- Esportazione dati → Scarica informazioni per analisi avanzate, individuando colli di bottiglia e aree di miglioramento.
Prossimamente sarà disponibile anche un modulo di analytics avanzato, potenziando ulteriormente il ruolo di OptimalFlow come software di gestione documentale e di analisi.
Semplifica la gestione aziendale con OptimalFlow
Pronto a sperimentare un modo più fluido e organizzato di gestire i processi aziendali? OptimalFlow è il software per la gestione aziendale che ti aiuta a trasformare il modo in cui lavori.