Cos’è un software BPM
Casi d'uso per dipartimento
Processi per aree funzionali: Ottimizzazione con BPM e digitalizzazione aziendale
L’automazione dei processi aziendali è fondamentale per ottimizzare ogni area funzionale dell’organizzazione. Dai flussi di lavoro HR alla gestione amministrativa, il software BPM è il motore che consente di snellire e ottimizzare le operazioni quotidiane. Grazie alla digitalizzazione dei processi aziendali, le aree come amministrazione, risorse umane, IT support e controllo di gestione possono beneficiare di sistemi centralizzati che automatizzano attività ripetitive, riducono gli errori e migliorano la produttività.
L’integrazione dei processi aziendali e l’automazione del workflow management migliorano la visibilità e il controllo sui processi, facilitando decisioni tempestive e informate. Scopri come la digitalizzazione e l’automazione dei flussi di lavoro possono ottimizzare tutte le funzioni aziendali, riducendo costi e aumentando l’efficienza.
Quali sono i processi che definiscono le funzioni operative della tua azienda?
Scopri come la digitalizzazione può ottimizzare le attività interne, migliorare la performance e aumentare l’efficienza nelle principali funzioni aziendali.
Risorse umane
Ottimizzare il ciclo di vita del personale, dalla selezione all’integrazione, formazione continua e gestione delle trasferte, riducendo tempi e costi amministrativi:
Selezione e assunzione del personale
Digitalizza il processo di raccolta candidature, screening e colloqui, garantendo una valutazione rapida e documentata dei candidati, riducendo i tempi di assunzione e migliorando la qualità delle nuove risorse.
Onboarding e integrazione dei dipendenti
Automatizza i flussi di inserimento dei nuovi assunti, includendo formazione iniziale, assegnazione di tutor e accesso immediato agli strumenti aziendali, per favorire una rapida ambientazione e produttività.
Gestione dei piani di formazione
Organizza e monitora i percorsi formativi obbligatori e opzionali, con dashboard che evidenziano lo stato di aggiornamento e le certificazioni raggiunte, assicurando una crescita continua del personale.
Gestione premi e MBO
Digitalizza il sistema di misurazione degli obiettivi e degli incentivi, facilitando l’assegnazione dei premi in modo trasparente e basato sui risultati.
Valutazione delle performance e feedback continuo
Implementa un sistema di valutazione periodica che raccoglie feedback a 360° e analizza le performance, fornendo report dettagliati per supportare decisioni di sviluppo e promozioni.
Gestione carriere e piani di successione
Digitalizza la pianificazione delle carriere, tracciando percorsi di crescita e identificando talenti interni per creare piani di successione e favorire la mobilità interna.
Employee engagement e analisi del clima organizzativo
Integra strumenti di sondaggio e analisi per monitorare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, identificando criticità e aree di miglioramento per creare un ambiente lavorativo positivo.
Gestione dei benefit e del welfare aziendale
Centralizza la gestione dei benefit, dalla definizione dei pacchetti welfare alla loro erogazione, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e l’attrattività dell’azienda.
Amministrazione
Rendere più efficienti i processi amministrativi e il controllo dei costi, garantendo trasparenza e riduzione degli sprechi attraverso l’automazione dei flussi documentali e gestionali.
Gestione delle procure e deleghe
Digitalizza il processo di assegnazione e monitoraggio delle procure aziendali, garantendo una gestione centralizzata delle autorizzazioni di spesa e delle deleghe operative con tracciabilità completa e notifiche automatiche di scadenza.
Governance delle policy aziendali
Automatizza il ciclo di vita delle policy amministrative, dall'elaborazione alla pubblicazione, includendo approvazioni multilivello, versioning documentale e conferme di lettura da parte dei dipendenti.
Gestione del whistleblowing amministrativo
Implementa un canale sicuro e anonimo per le segnalazioni di irregolarità amministrative, con workflow di gestione delle indagini interne e reportistica per il management.
Monitoraggio delle scadenze contrattuali
Centralizza la gestione delle scadenze di contratti con fornitori e partner, includendo alert preventivi, workflow di rinnovo e analisi delle condizioni contrattuali storiche.
Autorizzazione spese straordinarie
Implementa un processo strutturato per la richiesta, valutazione e approvazione di spese non previste a budget, con workflow multilivello e tracciabilità completa.
Gestione modifiche struttura organizzativa
Digitalizza il processo di aggiornamento del modello organizzativo aziendale con impatti amministrativi, inclusi centri di costo, responsabilità di firma e allocazione budget.
Gestione flussi documentali intercompany
Ottimizza la circolazione e approvazione dei documenti tra società del gruppo, garantendo standardizzazione, tracciabilità e conformità alle normative di transfer pricing.
Onboarding amministrativo fornitori
Digitalizza il processo di acquisizione e validazione dei documenti necessari per l'inserimento di nuovi fornitori, con controlli automatici di regolarità e risk assessment.
Controllo di gestione
Supportare le decisioni strategiche attraverso l’analisi dei dati economico-finanziari, la pianificazione budgetaria e il monitoraggio continuo delle performance aziendali, fornendo al management informazioni tempestive e accurate per ottimizzare l’allocazione delle risorse e migliorare i risultati complessivi dell’organizzazione.
Analisi dei costi indiretti e allocazione
Raccoglie e distribuisce i costi indiretti per fornire una visione chiara delle spese aziendali e supportare interventi mirati.
Budgeting collaborativo e monitoraggio
Coinvolge i responsabili nella definizione e revisione del budget, con dashboard per monitorare scostamenti e aggiornamenti.
Monitoraggio degli investimenti
Segue il ciclo di vita degli investimenti, valutando il ROI e supportando decisioni strategiche su progetti e innovazioni.
Monitoraggio delle performance operative
Integra KPI e dati di performance in una dashboard centralizzata, permettendo un controllo costante e proattivo delle attività.
Validazione intercompany
Automatizza il processo di riconciliazione e validazione dei rapporti economici tra società del gruppo, gestendo eccezioni e discrepanze con flussi di approvazione dedicati.
Cost saving tracking
Digitalizza il processo di identificazione, implementazione e monitoraggio delle iniziative di riduzione costi, con calcolo degli impatti effettivi e verifica del raggiungimento dei target.
Prova ora il BPM OptimalFlow
e fai correre la tua azienda
Sistemi informativi
e IT support
Garantire un’infrastruttura IT efficiente e sicura, che supporti tutti gli altri processi aziendali attraverso sistemi di monitoraggio, gestione degli accessi e assistenza tecnica centralizzata.
Help desk e ticketing interno
Implementa un sistema centralizzato per la gestione delle richieste di assistenza IT, consentendo una rapida risoluzione dei problemi e la documentazione delle attività risolutive.
Gestione accessi e sicurezza IT
Automatizza il controllo degli accessi e la gestione delle autorizzazioni, monitorando costantemente le minacce e garantendo la protezione dei dati sensibili attraverso audit regolari.
Automazione e integrazione dei processi IT
Integra soluzioni software che coordinano le attività IT, favorendo l’automazione di flussi interni e l’ottimizzazione dell’infrastruttura tecnologica.
Monitoraggio della performance dei sistemi
Utilizza dashboard in tempo reale per controllare la salute e l’efficienza dell’intera infrastruttura IT, prevedendo eventuali criticità e pianificando interventi proattivi.
Gestione software asset e licenze
Automatizza il monitoraggio delle licenze software, controllando scadenze e conformità per ottimizzare gli investimenti e ridurre costi non necessari.
Distribuzione patch e aggiornamenti
Implementa un sistema automatizzato per la pianificazione e il controllo dei rilasci di aggiornamenti e patch, riducendo le vulnerabilità e garantendo la sicurezza costante dei sistemi.
Backup e disaster recovery
Organizza i processi di automazione per il backup regolare dei dati e la pianificazione di recovery, raccogliendo le disponibilità delle risorse e dei sistemi e registrando i risultati dei test e delle attività a regime.
Supporto alla business continuity
Definisce i calendari e le modalità relative alle attività ricorrenti per assicurare l’efficienza delle procedure di continuità operativa, includendo report periodici e richieste di variazione in base a variazioni normative.
Logistica
e supply chain management
Ottimizzare la gestione delle scorte, degli ordini e delle spedizioni, garantendo una catena di approvvigionamento trasparente e reattiva che riduca i tempi di inattività e i costi operativi.
Ottimizzazione scorte e riordini
Implementa sistemi di monitoraggio che analizzano in tempo reale le giacenze e attivano riordini automatici per prevenire interruzioni nella catena produttiva.
Gestione ordini e spedizioni
Digitalizza l’intero flusso degli ordini, dalla ricezione alla spedizione, garantendo tracciabilità completa, riduzione degli errori e maggiore efficienza nei tempi di consegna.
Gestione resi e reverse logistics
Automatizza il flusso dei resi, dalla registrazione alla riconfigurazione delle merci, per snellire il processo di restituzione e migliorare la soddisfazione del cliente.
Monitoraggio della flotta e pianificazione percorsi
Utilizza tecnologie GPS e algoritmi di routing per monitorare i mezzi in tempo reale e ottimizzare i percorsi, riducendo i costi di trasporto e migliorando il servizio al cliente.
Gestione documentale della supply chain
Centralizza la documentazione relativa a spedizioni e trasporti, garantendo la corretta archiviazione e facilitando il controllo di conformità lungo tutta la catena logistica.
Integrazione ERP e collaborazione fornitori
Collega il sistema ERP alle piattaforme dei fornitori per garantire un flusso informativo continuo, riducendo errori e ritardi lungo la catena di approvvigionamento.
Customer service
e relazioni clienti
Fornire un servizio clienti di eccellenza attraverso processi digitalizzati che consentano una gestione efficace di reclami, feedback e resi, migliorando la fidelizzazione e la soddisfazione del cliente.
Gestione reclami
Implementa sistemi che raccolgono e monitorano i reclami dei clienti, permettendo interventi rapidi e il miglioramento continuo del servizio.
CRM Integrato e gestione dei contatti
Centralizza le informazioni sui clienti e automatizza le attività di follow-up, offrendo una visione a 360° che supporta decisioni strategiche e relazioni durature.
Gestione resi e rimborsi
Digitalizza il processo di gestione dei resi e dei rimborsi, garantendo procedure trasparenti, controlli di qualità e riduzione dei tempi di elaborazione.
Automazione del servizio clienti
Integra strumenti multicanale (chat, FAQ, ticketing) per offrire assistenza tempestiva e personalizzata, migliorando l’esperienza cliente in ogni interazione.
Workflow ad hoc per interventi di crisi
Attiva procedure flessibili e predefinite in risposta a eventi imprevisti quali disservizi o emergenze diffuse coordinando notifiche e azioni tra le unità interessate facendo leva sulla flessibilità del BPM.
Quality assurance
e compliance
Assicurare standard elevati di qualità e conformità normativa, attraverso processi digitali che monitorano, verificano e documentano ogni fase del ciclo produttivo e gestionale.
Gestione certificazioni e conformità
Digitalizza la creazione, revisione e aggiornamento della documentazione di conformità, garantendo audit regolari e il rispetto delle normative vigenti.
Monitoraggio e controllo qualità
Implementa sistemi di monitoraggio continuo che raccolgono dati e generano report dettagliati per valutare la qualità dei processi e dei prodotti, individuando rapidamente eventuali criticità.
Audit e verifiche interne
Utilizza strumenti digitali per programmare, eseguire e documentare audit interni, supportando il miglioramento continuo e la trasparenza nelle operazioni aziendali.
Gestione delle non conformità
Automatizza il processo di rilevazione, analisi e risoluzione delle non conformità, fornendo strumenti per tracciare le azioni correttive e monitorarne l’efficacia.
Gestione del rischio e delle azioni preventive
Flussi di lavoro per l'identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi; assegnazione e monitoraggio delle azioni preventive; integrazione con altri processi QA.
Gestione della formazione e competenze
Assegnazione automatica dei corsi di formazione in base ai ruoli; tracciamento automatico del completamento della formazione; gestione centralizzata dei record di formazione; notifiche per corsi di aggiornamento.
Gestione delle relazioni con stakeholder e comunicazione di compliance
Ottimizza la comunicazione con enti regolatori e stakeholder interni, assicurando trasparenza e coordinamento nelle attività di conformità.
Gestione dei fornitori e qualificazione
Workflow automatizzati per l'onboarding e la valutazione dei fornitori; raccolta automatica della documentazione; monitoraggio continuo delle prestazioni; allarmi per non conformità.