Se da un lato questo approccio consente una buona flessibilità operativa, dall’altro rappresenta uno dei maggiori punti di debolezza: la mancanza di una sistematicità del processo e lo scarso controllo su di esso: introdurre un BPM aiuta a superare questi limiti, razionalizzare l’operatività interna, ridurre i costi di gestione e accelerare la crescita.

Tramite un software BPM è possibile rappresentare graficamente il processo organizzativo disegnando il diagramma che definisce tutti i passaggi, specificando i “gestori” di ogni singolo passaggio e stabilire a priori tutte le informazioni che devono essere richieste: questo tipo di schematizzazione richiede un’analisi preventiva dei processi e rappresenta il punto di partenza della digitalizzazione.

I sistemi più moderni, come OptimalFlow, partendo da queste informazioni producono automaticamente l’applicazione. Usando l’applicazione gli utenti possono aprire una “pratica digitale” che segue l’iter preimpostato, passando da un gestore all’altro.

Ogni utente può monitorare l’avanzamento delle pratiche ed essere informato quando la pratica è stata evasa, così come ogni gestore sarà allertato dal sistema nel momento in cui è richiesto un suo intervento.