La creazione di un workflow
La progettazione di un’applicazione di processo in OptimalFlow è basata su 4 passi.Organizzazione
I processi sono gestiti da persone, uffici o dipartimenti. Una nuova pratica viene iniziata da un utente abilitato, e poi la prosegue secondo l’iter previsto coinvolgendo diversi attori, spesso dipendenti dalla catena gerarchica.
Ecco perché in OptimalFlow è possibile gestire utenti, gruppi, unità organizzative con relativi addetti e responsabili, e l’organigramma.
L’organigramma è modificabile in pochi istanti, grazie a un editor grafico che consente di spostare tramite drag&drop gli uffici e quindi cambiare le gerarchie.
Queste informazioni sono utilizzate per assegnare i diritti di gestione nei vari stati del processo.
Workflow
Immagina un modulo cartaceo, che viene compilato e portato in un ufficio. Qui viene esaminato ed integrato con altre informazioni e documenti, per poi passare ad altri uffici: la pratica transita da uno stato all’altro, e ogni stato è responsabilità di qualcuno.
Con OptimalFlow, puoi disegnare il processo, facilmente, e la pratica diventa “digitale”.
Un semplice “diagramma a stati”, fatto da “ovali” e “frecce” può rappresentare il processo.
L’editor grafico di OptimalFlow è facile da usare perché è essenziale, pochi elementi che lo rendono immediatamente comprensibile.
Chi disegna il workflow definisce coloro che sono autorizzati a gestire gli stati, in base all’organigramma aziendale, e specifica le informazioni e i dati necessari in ogni stato.
Le frecce definiscono i passaggi possibili, da uno stato all’altro.
Ogni stato rappresenta, per l’utente finale, un form che mostra i dati, eventualmente modificabili. Ogni transizione rappresenta le azioni possibili in fondo al form.
Per ogni stato è possibile definire una serie di azioni che sono eseguite quando una pratica entra nello stato: invio di notifiche e-mail, esecuzioni di query Sql, chiamate di API.
Form e dati
Ogni stato può prevedere una serie di campi, compilabili da parte dei gestori dello stato, o semplicemente visualizzabili.
I campi possono essere di vario genere, obbligatori o no, visibili o no in base a determinate condizioni.
Vi possono essere anche campi per allegare file o per gestire commenti, campi letti da database o calcolati.
Collaudo e e messa in linea
Disegnato o modificato il processo, è subito disponibile in un ambiente di test (“sandbox”).
Quando il processo funziona, basta un click per metterlo in produzione.
Se dopo l’avviamento modifichi di nuovo il workflow, si può mettere in produzione la nuova versione allo stesso modo, e funziona da subito anche sulle pratiche già aperte.