Cosa è un software BPM
dai processi analogici a quelli digitaliI vantaggi del Business Process Management:
digitalizza la tua azienda e ottimizza i processi
I BPM (Business Process Management) o BPMS (Business Process Management System) sono software che consentono di digitalizzare e automatizzare i processi organizzativi aziendali.
Molti processi prevedono un flusso di passaggi, o workflow (ad esempio inserimento / validazione / accettazione / esecuzione / chiusura) che può coinvolgere più persone, uffici o reparti di un’azienda.
Alcuni di questi processi possono essere:
- help desk e ticketing
- gestione reclami / non conformità
- richieste di acquisto o RDA
- gestione fatture passive
- approvazione documentazione interna
- gestione audit
- gestioni azioni di miglioramento
- deroga limiti e condizioni
- gestione reclami
Dall'analogico al digitale
Se da un lato questo approccio consente una buona flessibilità operativa, dall’altro rappresenta uno dei maggiori punti di debolezza: la mancanza di una sistematicità del processo e lo scarso controllo su di esso: introdurre un BPM aiuta a superare questi limiti, razionalizzare l’operatività interna, ridurre i costi di gestione e accelerare la crescita.
Tramite un software BPM è possibile rappresentare graficamente il processo organizzativo disegnando il diagramma che definisce tutti i passaggi, specificando i “gestori” di ogni singolo passaggio e stabilire a priori tutte le informazioni che devono essere richieste: questo tipo di schematizzazione richiede un’analisi preventiva dei processi e rappresenta il punto di partenza della digitalizzazione.
I sistemi più moderni, come OptimalFlow, partendo da queste informazioni producono automaticamente l’applicazione. Usando l’applicazione gli utenti possono aprire una “pratica digitale” che segue l’iter preimpostato, passando da un gestore all’altro.
Ogni utente può monitorare l’avanzamento delle pratiche ed essere informato quando la pratica è stata evasa, così come ogni gestore sarà allertato dal sistema nel momento in cui è richiesto un suo intervento.
Prova ora il BPM OptimalFlow
e fai correre la tua azienda
Come scegliere
un Business Process Management
La scelta di uno strumento BPM performante e adeguato alle necessità aziendali è un passaggio importante.
Le caratteristiche da prendere in considerazione durante la valutazione sono:Intuitività:
Adattabilità:
Web based, mobile friendly e cloud:
Disponibilità dei dati:
Rendi efficiente il tuo business,
riduci i costi e fai correre la tua azienda
Con OptimalFlow digitalizzi la tua azienda,
liberandola da processi ingombranti e rendendola capace di evolvere rapidamente, migliorando qualità del lavoro e risultati.
Elimini carta, e-mail, telefonate e riduci le attività manuali
È ampiamente dimostrato che l’utilizzo di sistemi BPM può contribuire a migliorare l’efficienza e l’automazione dei processi aziendali, riducendo la necessità di utilizzare mezzi di comunicazione tradizionali come la carta e le telefonate.
Inoltre, alcune attività manuali (come compilare un form con i dati di un cliente) possono essere eliminate o ridotte grazie alla lettura dei dati dai database aziendali e la conseguente compilazione automatica dei dati.
Con i dati inseriti nelle form o letti dai database, è possibile far produrre al sistema dei documenti, come ad esempio dei moduli o dei contratti: tutto questo senza ulteriori attività manuali da parte dei collaboratori.
Il tempo di compilazione di un form può essere ridotto grazie alla lettura dei dati dai database aziendali e la conseguenza compilazione automatica dei dati.
Inoltre, OptimalFlow rende il processo più standard e documentato, riducendo gli errori e a garantendo che le attività vengano eseguite in modo consistente.
Automatizzare un processo grazie ad un sistema BPM abbatte le distanze fisiche e temporali tra le persone, consentendo una gestione asincrona delle attività, che possono essere svolte in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione, senza la necessità della presenza contemporanea degli attori del processo: questa modalità previene il formarsi di colli di bottiglia organizzativi, ottimizzando le tempistiche di esecuzione delle attività.
Migliori la collaborazione e il coordinamento tra persone e reparti
A differenza di un processo lavorato in forma tradizionale, come ad esempio una telefonata, un incontro in presenza, l’esecuzione delle attività con uno strumento BPM non richiede la simultaneità e la compresenza delle persone per il passaggio della pratica da un soggetto all’altro.
Questa modalità asincrona facilita il coordinamento tra colleghi ed uffici, garantendo flessibilità e supportando la collaborazione dei progetti a più mani.
Uno degli obiettivi primari della digitalizzazione all’interno delle aziende è la possibilità di analizzare i flussi operativi per individuare eventuali criticità o punti di debolezza e di intervenire per adottare strategie di miglioramento.
I sistemi di BPM sono la soluzione adatta perché consentono di esporre in tempo reale tutte le informazioni del processo: dati immessi nelle form, persone coinvolte e tempi di esecuzione possono essere rielaborati per fotografare l’andamento operativo dell’azienda e prendere decisioni nell’immediato.
I sistemi BPM sono lo strumento basilare per supportare le decisioni del top management!
Fai evolvere i processi analizzando i dati subito disponibili
Aumenti la trasparenza
e la fiducia nell’organizzazione
Un BPM come OptimalFlow promuove la trasparenza all’interno dell’organizzazione, rendendo più facile per le persone capire come i loro ruoli e le loro attività si inseriscono all’interno dei processi aziendali più ampi.
Ciò può aumentare la motivazione delle persone e ridurre il tempo speso a cercare informazioni o a risolvere problemi, senza il rischio di assegnare compiti e attività a chi non di competenza.
Un sistema BPM è già istruito per sapere chi fa che cosa all’interno dell’azienda ed assegna automaticamente attività agli attori corretti, azzerando il rischio di commettere errori e liberando le persone dal tempo impiegato alla ricerca degli interlocutori idonei a processare le pratiche.