Con l’evoluzione della tecnologia, stiamo diventando sempre più connessi. Questo ha subito un’accelerazione rapida negli ultimi due anni in risposta alla necessità di mantenere le relazioni sociali nonostante la distanza imposta dalla pandemia.
Anche nel mondo del lavoro, la capacità di comunicare e svolgere processi attraverso strumenti digitali si è rivelata essenziale. Questa evoluzione, che era già in corso da tempo, ha reso meno vulnerabili le aziende che avevano già iniziato a digitalizzarsi.
Uno degli aspetti più importanti della digitalizzazione per le aziende è la gestione automatizzata dei documenti, che permette di gestire una vasta gamma di processi aziendali basati su documenti utilizzando un software. Questo coinvolge persone, dati, documenti e transazioni.
La scelta di uno strumento simile è basilare per raggiungere l’efficienza aziendale: non basta infatti digitalizzare il processo per renderlo snello, servono soluzioni di qualità che possano soddisfare più esigenze all’interno dell’azienda.
Vediamo insieme quali sono le caratteristiche ottimali di un software per la gestione dei processi documentali.
5 funzionalità che deve possedere un software per gestire al meglio i processi documentali
Il passaggio da processi manuali a automatizzati può causare resistenza in alcune parti interessate, legate a tradizioni consolidate nel tempo. Smantellare queste convinzioni può essere difficile, ma c’è un modo per farlo: dimostrando che l’innovazione semplifica veramente la vita quotidiana.
Come fare ciò? Adottando un software di gestione documentale automatizzato che possieda queste cinque caratteristiche e funzionalità chiave:
- Integrato: per promuovere e incoraggiare l’utilizzo del software, dovresti inserirlo in un digital workplace già in uso per renderlo più facilmente usabile e intuitivo. Disperdere gli strumenti operativi non è mai buona cosa: una intranet aziendale è l’ambiente ideale per accogliere un software di gestione automatizzata dei documenti.
- Sviluppabile secondo il principio low/no-code: si rende facilmente gestibile il software adottando soluzioni che non impongano agli utilizzatori conoscenze troppo tecniche. Progettare interfacce intuitive è il punto di partenza e il “must-have” per la scelta del software.
- Personalizzabile: sono comode le soluzioni a pacchetto che ti consegnano processi chiusi e pronti all’uso. Ma sei sicuro che ciò che serve oggi, serva anche domani? Assicurati che lo strumento scelto sia flessibile e che consenta di intervenire per adattare e ritoccare il processo e ti consenta di creare nuovi flussi in autonomia, senza nessun vincolo.
- Firma elettronica integrata: per alcuni processi va verificata l’identità dei soggetti: prediligi uno strumento che consenta l’apposizione della firma elettronica integrata. In questo modo i documenti trasferiti saranno in possesso di requisiti di sicurezza che potrai spendere anche al di fuori dell’azienda.
- Generazione automatica di documenti: spesso il documento protagonista del processo deve essere creato in base agli input che subentrano nei vari passaggi. Esistono strumenti che sono in grado di costruire i documenti all’interno del processo, evitando così passaggi manuali e possibilità di errore.
Quali vantaggi avrai con un software di gestione automatizzata dei documenti?
Eccoli:
- Semplificazione: poter utilizzare uno strumento che automatizza i processi e che gestisca in autonomia i passaggi alle figure aziendali idonee semplifica la vita dei colleghi coinvolti, che possono liberarsi da file/carta e dalle decisioni relative all’indirizzamento dei compiti.
- Meno errori: come conseguenza alla semplificazione dell’automazione, vien da sé che anche l’errore può essere prevenuto. Meno passaggi e solamente indirizzati a chi è veramente coinvolto riduce la produzione di documenti con refusi o errori di battitura.
- Tempestività: niente passaggi di carta da una scrivania all’altra, niente scambi e viaggi di buste da una sede all’altra, niente e-mail: il documento arriva subito e alle persone giuste.
- Garanzia di conformità: il percorso del documento e le sue autorizzazioni vengono tracciati dal software per monitorare il processo e garantirne la conformità.
- Assenza di impedimenti spaziali: nessun rallentamento o interruzione del processo dovuti alla distanza delle persone, in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, gli attori coinvolti potranno operare sui documenti senza ostacoli.
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La combinazione dei due strumenti permette alle aziende di creare percorsi documentali personalizzati e di archiviare facilmente i documenti gestiti.
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